Звонок по России бесплатный
Внедрение системы менеджмента качества ISO 9001-2015 повышает конкурентоспособность фирм. То же происходило при получении сертификатов предыдущих версий международного стандарта (с 1994 года он 4 раза модернизировался). Но преимущества требуют соблюдения правил. И одно из них – регулярный внутренний ISO 9001 аудит. Процедура подтверждает соответствие системе, качество работы компании.
Что дает аудит владельцу бизнеса
Помимо этого, собственник, руководитель предприятия заинтересован в получении достоверных и своевременных данных о текущем состоянии бизнеса. Показатели деятельности важны в динамике. Поэтому применение системы ISO 9001 выгодно. Благодаря его внедрению все рабочие процессы становятся прозрачными.
Регулярный аудит по ISO 9001 позволяет:- вовремя обнаружить ошибки и недочеты – принять меры по устранению последствий;
- повысить ответственность персонала – сотрудники в курсе, что результаты их работы будут проверять регулярно;
- увеличить стабильность качества товара (услуг) – легко двигаться вслед за изменяющимися требованиями рынка.
Непрерывный контроль упрощает задачу снижения затрат (на производство, персонал, рекламу) и роста объема продаж. Стандарт основан на понятии «процесс», поэтому аудит соответствия нормам системы ИСО 9001 создает почву управления производством, торговлей «от и до». Оценка данных позволяет понять, изменилось ли что-то, появились ли результаты.
Ежегодный внутренний аудит системы является основным условием сохранения действия сертификата ISO 9001. Если сначала он нужен для контроля завершения подготовки, потом за счет его проведения выявляют, придерживается ли компания системы качества. Схема всегда примерно одинакова, но во второй и последующий разы работать по системе проще. Коллектив понимает, какие документы нужно предоставить, как организовать рабочий процесс согласно ISO, исключить простои.
Что важно при проверке
Первое правило аудита стандартов ИСО по системам СМК – независимая оценка. Проверка всегда осуществляется людьми «со стороны». Сотрудники инспектируемой компании могут привлекаться в качестве помощников, но не более того. Поэтому процедуру поручают представителям специализированных фирм. Когда будут результаты, их обсуждают со штатными специалистами. Это позволит подыскать пути исправления ситуации, если обнаружены недочеты и ошибки в системе.
Необходимость аудита ISO диктуется изменениями рынка. Предприятие должно уверенно следовать тенденциям, вовремя внедрять обновления рабочих процедур
Можно встретить мнение, что внутренний аудит эффективнее сертификационного. Это верно, если сравнивать выводы, извлекаемые из результатов. Перед выдачей сертификата ISO 9001 проверка проходит с жесткими временными рамками. Впоследствии торопиться не надо, здесь важнее верно настроить коллектив. Иногда аудиторские «копания» воспринимаются как недоверие к персоналу. В таких вот случаях существенные данные могут оказаться скрыты, а специалисту предоставлены отписка.
Второе правило – систематический подход. Время проведения лучше перенести на более свободный период (зависит от деятельности, сезонности). Тогда сотрудникам проверяемой фирмы будет проще настроиться на конструктивную работу по системе ISO. Ежегодно инспекция должна проходить почти в один и тот же месяц (неделю). Сравнение итогов одинаковых периодов дает точную и объективную оценку.
Третье правило. Внутренний аудит СМК должен обязательно документироваться. Каждый его этап, порядок выполнения, полученные результаты подробно описываются. В качестве свидетельства к отчету прилагают копии документов, записи, фотографии. Это подтверждает объективность оценки эксперта.
Этапы проведения
Проводится анализ в несколько шагов. Начинается работа с планирования. Каждый сотрудник, кто будет задействован в проверочных мероприятиях или чей труд будет оцениваться, должен знать о дате начала инспекции. Можно заранее обнародовать график с указанием, что аудиторы приходят помочь, для подготовки рекомендаций руководству по повышению эффективности компании. Если сотрудники настроены взаимодействовать, а не игнорировать, итог будет точнее, быстрее.
Второй этап заключается в проработке процессов. Он заключается в согласовании с исполнителями конкретных работ времени и последовательности действий. Аудитор изучает результаты прошлых наблюдений.
Из них он черпает информацию:
- на какие моменты заострить внимание;
- где ранее был «провал» результативности;
- менялся ли исполнитель;
- что предлагалось сделать;
- проводились ли работы по исправлению предыдущих недочетов и ошибок.
Далее следует встреча с владельцем процесса, назначение точного времени. Работа может включать анализ записей, интервью с работниками, оценка ключевых параметров о состоянии процесса, даже наблюдение за ним. Цель одна: собрать объективные свидетельства работоспособности актуального списка бизнес-процессов. По ним можно разобраться, где требуется корректировка работа, а то «и так работает».
По завершении сбора данных остается составить отчет. Это наиболее ожидаемый этап (со стороны владельца бизнеса, руководителя). Поэтому на него выделяется меньше всего времени. Раз уж вся информация для его формирования собрана, надо ускориться и быстрее отчитаться. Эти результаты обязательно вносятся в записи для оценки изменений при следующих проверках.
Выводы по проверке соответствия ISO 9001
Идеальный вывод по результатам проверки: полное соответствие нормативам текущего варианта системы ИСО (2015 года). В случае расхождений между требованиями и реальными показателями указывается конкретный параграф, где описывается эталонное значение. Если поручить работу над анализом текущей ситуации экспертам организации Единый Центр Сертификации, процедура будет проведена быстро.
В отчете обязательна отметка о направлениях, где процессы соответствуют системе стандарта ISO 9001. Где нет, там предоставляется перечень рекомендаций по устранению недочетов и ошибок. С учетом ресурсов предприятия, с разделением на подразделения, отдельные процессы. Предоставив данные аудита на очередном совещании, легко показать ценность труда каждого сотрудника. Они помогают уверенно запрашивать бюджет на расширение бизнеса.