Прохождение ежегодного инспекционного контроля системы менеджмента качества

Инспекционный контроль СМК – это набор процедур, позволяющих определить результативность действующей в компании системы менеджмента качества, проверить ее соответствие стандартам ISO 9001, 18001 и т.д. Процедуры инициируются либо самой организацией (добровольный порядок), либо уполномоченным органом, если продукция, производимая фирмой, подлежит обязательной сертификации. Надзор проводится внешними аудиторами, с которыми заранее согласуются сроки и порядок ведения работ.

Как часто проводится надзорный аудит менеджмента качества?

Согласно действующим нормам, инспекционный аудит должен осуществляться с периодичностью не реже одного раза в год. Почему установлен именно этот временно отрезок? За 12 месяцев организация может существенно измениться, в том числе:

• расширить номенклатуру продуктов и услуг;
• освоить новые ниши рынка;
• изменить структуру управления;
• получить претензии от контрагентов и надзорных органов и т.д.

Различают услуги аудита на добровольной основе и внеплановые проверки, инициированные контролирующими органами.

Инспекционный аудит проводится на протяжении всего срока действия ГОСТ или ИСО. Сертификат соответствия представляется на ограниченный срок три года, после чего организация-держатель обязана подтвердить уполномоченному органу, что ее СМК по-прежнему соответствует установленным нормам.

Цели проведения регулярных проверок

Проведение инспекционного контроля ежегодно необходимо для определения, осталось ли качество товаров и услуг, эффективность системы управления, на том высоком уровне, который требуется положениями ГОСТ Р или ИСО.

Ежегодный инспекционный контроль ISO 9001 направлен на:

• процессы СМК, от которых зависит ее эффективное функционирование;
• деятельность руководства и персонала, направленную на выполнение требование и норм ISO;
• деятельность топ-менеджмента и рядовых сотрудников, направленную на устранение на добровольной основе недочетов, выявленных в ходе прошлой проверки;
• претензии от потребителей товаров и услуг, получаемые компанией-заказчиком;
• изменения менеджмента качества в организации.

Услуги обязательного аудита предусмотрены для компаний-производителей продукции, подлежащей сертификации.

Инспекционный контроль, проводимый на добровольной основе, имеет важное значение для организации-заказчика. Свежий взгляд внешних аудиторов, знакомых с положениями ИСО, помогает выявить актуальные проблемы в СМК предприятия, своевременно направить ресурсы на их устранение.

Как проводится надзорный аудит системы?

Порядок проведения инспекционного контроля включает следующие шаги:

1. Организация заключает договор с органом по сертификации (ОС)

На этом этапе определяются сроки проведения надзорных мероприятий, порядок и стоимость. Заказчик осуществляет предоплату.

2. Руководитель ОС назначает главу комиссии по надзорному аудиту

Избранный председатель назначает остальных членов группы, которые будут проводить инспекционный контроль на предприятии. Количество участников процесса зависит от масштабов организации и сложностью работ, связанной со спецификой отраслевой деятельности.

В группу нельзя включать специалистов, оказывавших в течение последних двух лет консалтинговые услуги компании-заказчику, а также представителей самой организации.

3. Руководитель группы аудиторов продумывает план проведения мероприятий

Инспекционный контроль ИСО 9001 проводится после изучения документов, характеризующих действующую СМК на предприятии. Подготовка к мероприятию подразумевает обязательное составление плана, где отражаются сроки проведения аудита, порядок его организации, ожидаемые результаты от проведения.

Если внешним контролерам стало известно о существенных изменениях в компании (реорганизация, рост номенклатуры товаров и услуг и т.д.), ход проверки корректируется с учетом этого фактора. В стандарте ISO 19011 предусмотрено, что заказчик аудита, т.е. держатель сертификата соответствия, на этапе подготовки знакомится с составленным планом, высказывая свои пожелания и соображения.

Разрабатываются бланки документов, в которых будут фиксироваться результаты проверки для сертификата ИСО: протоколы совещаний, контрольные листы и т.д.

4. Непосредственно проверка СМК организации

Порядок проведения инспекционного контроля, предусмотренный стандартом ISO 9001, предполагает, что проверка начинается с проведения предварительного совещания. Затем следует сбор информации и анализ, выводы аудиторов и фиксация промежуточных итогов в документов ранее разработанной формы.

5. Выводы по проведенному аудиту

Внешние контролеры составляют акт, в котором объединяют в систему собранную информацию и делают выводы относительно состояния СМК в организации. Если инспекционный контроль выявил нарушения и несоответствия, у компании-заказчика имеется три недели на устранение замечаний. По результатам проведенной работы она направляет отчет в ОС. Орган проверяет факт устранения недочетов в течение 14 дней.

Какими могут быть итоги надзорного аудита?

Цель поверки – выявление соответствия или несоответствия менеджмента качества организации положениям ISO 9001. При проведении инспекционного контроля может быть найдено две группы недочетов:

1. Существенные

Это несоблюдение одного из положений, предусмотренных сертификатом ИСО или ГОСТ, или его грубое нарушение. Устранение такого недостатка – трудоемкий процесс, требующий значительных финансовых вливаний. Часто устранение проблем требует кардинальной переделки СМК на предприятии и ведет к существенному изменению качества товаров и услуг.

2. Несущественные

Это незначительные отклонения от норм ИСО, которые выявил инспекционный контроль. Их можно устранить за 2-4 недели или даже в период работы в компании внешних аудиторов.

По результатам проверки компания получает ISO 9001, если:

• обнаружено полное соответствие системы положениям стандарта;
• аудиторы обнаружили несущественные отклонения системы от норм;
• было выявлено не более трех существенных недостатков менеджмента качества фирмы.

При обнаружении существенных проблем у компании есть два месяца на устранение. Если требования уполномоченных органов не выполнены, сертификат соответствия отзывается уполномоченным органом.

Инспекционный аудит, который организация осуществляет на добровольной или обязательной основе, – важный элемент контроля над эффективностью систем менеджмента качества. Благодаря своевременному выявлению проблем и недостатков фирма может своевременно предпринимать необходимые меры для повышения результативности и оставаться конкурентоспособной на рынке.